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辦理檔案申請閱覽抄錄複製應行注意事項

 

服務時間、地點、延時服務項目
 
開放應用時間 星期一至星期五上午9:00至下午5:00,例假日及國定假日不對外開放。
開放應用場所 本所4樓地籍課。
早鳥-延時服務 包括公文檔案(僅限本所檔存)複印服務及受理公文。
日落-延時服務 包括公文檔案(僅限本所檔存)複印服務及受理公文。
聯絡單位 地籍課  電話: 22470101分機443、445

 

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早鳥-延時服務

日落-延時服務

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檔案Q&A

  • 管理單位:新北市中和地政事務所

中和地政事務所檔案應用Q&A

 
1、何謂檔案應用?
檔案開放應用係指依據檔案法第17條至第21條規定,民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,由受理機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、閱覽抄錄或複製檔案、還卷等事項。
1、What is Archives Application?
According to Article 17 to 21 of Archives Application, civilians could apply viewing, copying or duplicating files at all the government organizations, of which the government agency offer and spread for.
2、檔案應用服務相關法令為何?
檔案應用服務相關法令為檔案法、檔案法施行細則、機關檔案管理作業手冊……等相關法令規定。
2、What are related laws of Archive Application?
The File Application Laws, the Enforcement Rules of the Archives Act, the Management Regulations for Classified Archives, etc.
3、民眾向各機關提出檔案應用申請方式為何?
檔案應用之申請,得採親自持送、書面通訊或透過電子傳遞方式提出辦理。
3、How to apply for Archives Application?
To submit the application, you may either send the application form in person, or by written communication to us approved by electronic signature agency, and you may also send it via electronic transfer.
4、什麼人可為申請人?可向什麼機關申請?
1.任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(須提憑利害關係相關佐證資料),如採委託方式者,則填具委託書。
2.可向檔案保管機關提出申請。(例:本所保管檔案,則向本所提出申請)
4、Who can apply and where to go for it?
Everyone can be the applicant. For restricted archives, only the party or interested party can apply, which related documents are needed. Submit the application to the agency which conserves the files.
5、檔案開放閱覽、抄錄或複製申請時間?場所為何?
1.星期一至星期五上午9:00至5:00,例假日及國定假日不對外開放。
2.開放應用場所為本所4樓地籍課,閱覽地點為5樓檔案閱覽室。
5、Open Hours and place?
9AM to 5PM, from Monday to Friday. Close at national holidays. The archive application service is at Land Cadaster Section ( the 4th floor ) and Archive Reading Room ( the 5th floor ).
6、申請閱覽、抄錄或複製檔案應備之證件為何?
申請人閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後,由本所專人陪同進入本所指定之檔案閱覽處所。
6、Any ID reference when apply for viewing, copying or duplicating?
Applicant should show the audit notice and photo ID. After finishing the registration procedure, the applicant could enter the assigned reading room with our staff.
7、請問要如何申請閱覽、抄錄或複製檔案?
申請閱覽、抄錄或複製本所檔案,應填具檔案閱覽抄錄複製申請書並敘明理由向本所申請(檔案資料為本所保管者)。申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。
7、How to apply for viewing, copying or duplicating?
People who apply for viewing, copying or duplicating the file should fill in the File Application Form. You may either send it in person or by mail.
8、請問檔案之應用可否全面開放?
檔案之應用以提供複製品為原則,核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。
8、Can archives be accessible to public?
File application provide duplicates. However, the originals will be available to access with special permissions. For the originals, if partially limited to the public, and “separate principle” is obeyed, that is, removal from those restricted part, the rests are open to public.
9、申請應用機關檔案有無年齡限制?
申請應用機關檔案並無年齡之限制,惟未成年人申請應用機關檔案,應由法定代理人代理。
9、Is there any age limit of applicants?
Everyone can apply for archives. Underage people should be represented by law representative.
10、請問所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間?
閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。
10、Does the using time include duplicating, copying or printing?
Yes. They are included. The period includes archive handing and returning.
11、申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要費用?
1.閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算,閱覽抄錄國家檔案,免收費。
2.複製影印B4(含)尺寸以下每頁2元、A3尺寸每頁3元。
3.複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算,每次並加收處理費新臺幣50元。
11、Does the using time include duplicating, copying or printing?
Viewing, copying or duplicating archives should be charged based on file’s central administration regulation, unless there are other rules. For reading or copying, it costs 20 dollars per two hours, same if within two hours. Free for reading or copying national file. Copying, photocopying in B4 size (smaller included), 2 dollars each; A3 size, 3 dollars each. If you need mail service, postage is charged on actual cost, and extra 50 dollars for handling.
12、請問申請閱覽、抄錄或複製檔案須注意哪些事項?
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以其他方式破壞檔案或變更檔案內容。
4.未經許可擅自持宗資料之一部或全部帶離開閱覽處所。
如有前項情形之一者,本所應停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
12、When viewing, copying ,or duplicating files, what should be noticed?
Those who apply for viewing, copying, or duplicating the archives must not be involved in the following activities: Adding annotations, altering, changing, removing, marking or damaging the content of archives. Unpicking the bound archives. Destroying or altering archives the content of the archives by other methods. Taking the archives or part of archives away from the reading room without permission.
13、請問申請檔案應用範圍有何限制?
檔案有下列情形之一,不得申請:
1.有關國家機密者。
2.有關犯罪資料者。
3.有關工商秘密者。
4.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5.有關人事及薪資資料者。
6.依法令或契約有保密之義務者。
7.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
13、Is there any restriction on applying for viewing, copying or duplicating?
The following situations are not allowed to apply : National confidential. Crime data related. Corporate secreted related. Information related to knowledge skill assessment. Personnel and payroll data related. Obligor according to the law or contract. Concerning maintaining public interest or the third party’s legitimate rights and interests.
14、請問查詢檔案目錄的方式為何?
可至檔案管理局機關檔案目錄查詢網進行查詢,網址:https://near.archives.gov.tw
14、How to search the catalog of archives?
For further information of National Electronic Archives Retrieve (NEAR): Website : National Electronic Archives Retrieve.
15、請問要如何取得檔案應用申請書?
1.本所資訊網站首頁設有「檔案應用專區」,您可隨時透過網際網路進入檔案應用專區查詢或下載應用,並有檔案應用申請書填寫範例供您做參考。(本所資訊網站網址:https://www.zhonghe.land.ntpc.gov.tw
2.您可至本所4樓檔案應用處所索取,本所有專人竭誠為您服務。
15、How to get the application form?
You can search and download the application form on our website(https://www.zhonghe.land.ntpc.gov.tw), There are examples of application form. Welcome to Land Cadaster Section ( the 4th floor ),Zonghe Land Office.

 

 
本所已開放檔案應用申請服務 閱覽、抄錄、複製 歡迎您多加利用
新北市中和地政事務 關心您
Archive Application access is ready now. Welcome to viewing, copying and duplicating the archives! Sincerely, Zhonghe Land Office
  • 管理單位:新北市中和地政事務所

新北市中和地政事務所檔案應用作業要點
   

100年02月18日訂定
102年07月30日修訂
102年09月11日修訂
102年11月14日修訂
107年10月25日修訂
108年01月29日修訂
108年10月30日修訂


一、 新北市中和地政事務所(以下簡稱本所)辦理檔案開放應用作業,除依「檔案法」及「新北市政府及所屬各機關辦理檔案申請閱覽抄錄複製應行注意事項」規定外,應依本作業要點規定辦理。
二、 民眾申請閱覽、抄錄或複製本所檔案者,應填具「新北市中和地政事務所檔案應用申請書」,或以書面載明下列事項:
(一) 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
(二) 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
(三) 申請項目。
(四) 檔案名稱或內容要旨。
(五) 檔號或收發文字號。
(六) 申請目的。
(七) 申請日期。
(八) 檔案之應用以提供複製品為原則,有使用檔案原件之必要者,須填寫其事由。
申請書送達方式得以親自持送或書面通訊為之;其於本所網站/線上申辦/網路預約服務/檔案閱覽抄錄複製申請者亦同。
三、 本所於受理申請書後應即按公文收文程序編號、分文由檔案管理人員辦理,辦理期間之計算自受理之日起30日內。民眾申請有不合程序規定或資料不全者,應通知申請人7日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回申請。如有補正資料者,自補正之日起算。
四、 機關受理檔案應用申請後,應由業務單位就檔案內容得否提供應用擬妥准駁通知書、准駁表及准駁清單,必要時得簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見;檔案應用之准駁,依檔案法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理。
前項倘有駁回申請者,並應敘明理由。
五、 申請人閱覽、抄錄或複製本所檔案,應於下列服務時間、處所為之:
(一) 開放應用時間:星期一至星期五上午9:00至11:30及下午2:00至5:00,例假日及國定假日不對外開放。
(二) 受理申請地點為本所4樓地籍課,閱覽地點為5樓檔案閱覽室。
六、 申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:
(一) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二) 拆散已裝訂完成之檔案。
(三) 攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損檔案之物品。
(四) 私自進入檔案作業處所或庫房。
(五) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
申請人違反前項規定,本所將停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
七、 申請人閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件以供核對,其申請閱覽或抄錄時,並由本所留置至檔案應用完畢後領回。
檔案管理人員於申請人確認件數及於「新北市中和地政事務所檔案應用簽收單」簽名後,將提供應用之檔案原件或複製品交付申請人使用。
申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用檔案完畢者,檔案管理人員應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先行辦理還卷,另日再行調閱。
申請人未依前揭規定辦理者,本所得拒絕提供閱覽、抄錄或複製檔案。
八、 本所收費標準依檔案管理局訂定「檔案閱覽抄錄複製收費標準」辦理;收費時由檔案管理人員代填「地籍謄本及相關資料申請」交申請人簽章(含領件章)後,影附該檔案閱覽抄錄複製申請書送謄本櫃檯收件,於地政整合系統開立規費聯單交付申請人。
九、 申請人閱覽、抄錄或複製檔案完畢後,檔案應用申請審核通知書(稿)及檔案應用簽收單併檔案閱覽抄錄複製申請書依公文程序歸檔。
十、 本作業要點奉主任核定後實施,修訂時亦同。

  • 管理單位:新北市中和地政事務所

新北市政府所屬各機關受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案注意事項

中華民國100年  4月 7日 北府秘管字第10002166431號令發布

中華民國109年10月19日新北府秘檔字第1092023378號令修正

一、新北市政府為使所屬各機關(以下簡稱機關)辦理檔案法第十七條至二十一條規定之申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱檔案應用)等事項有所遵循,特訂定本注意事項。

二、申請檔案應用者,應以檔案應用申請書或其他型式之文件載明下列事項,向業務權責機關提出申請:

(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,應提出委任書;如係法定代理者,應敘明與申請人之關係。

(三)申請項目。

(四)檔號或收發文字號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。

(五)申請目的。

(六)有使用檔案原件之必要者,其事由。

(七)申請日期。

三、前點申請,得以下列方式為之:

(一)申請書簽章後,親自持送、郵寄或傳真。

(二)申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者,以電子文件向機關指定之資訊系統為之。

(三)於本府網站、機關網站或其它電子設備所建置之電子表單申請。

四、檔案應用申請,如有不符規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。

五、檔案應用申請,機關應自受理之日起十五日內,通知申請人准駁結果;必要時得延長十五日。

(一)前項期間,於申請人依前點規定補正時,自補正之日起算。

(二)申請檔案數量過多,無法於第一項規定期限內完成准駁時,得與申請人協商分批審復。

六、機關受理檔案應用申請後,應由業務單位就檔案內容得否提供應用擬妥准駁通知書及准駁清單,必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見。

  准駁通知書應載明事項如下:

(一)核准申請:

  1. 核准應用檔案之意旨。
  2. 檔案應用方式、時間及處所。
  3. 檔案應用注意事項及收費標準。
  4. 應攜帶相關證明文件。

(二)駁回申請:敘明駁回理由及救濟教示條款。

七、檔案應用申請之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他相關法令之規定辦理。

八、檔案應用申請,除經核准提供原件者外,以提供複製品為原則。

       檔案內容如有部分應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

       前項檔案如屬紙質類檔案,於不影響內容判讀時,得以下列方式處理:

(一)檔案可拆卷者,將不宜公開或提供之部分抽離後提供應用。

(二)檔案不可拆卷者,將不宜公開或提供之部分適當遮掩後影印或掃描提供應用。

      業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單,並告知申請人。

九、機關應設置檔案閱覽處所,並提供必要之設備。

  前項檔案閱覽處所,開放時間為星期一至星期五上午九時至下午五時。但不包括例假日及國定假日;若有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。

十、申請經核准者,應儘速至檔案閱覽處所進行檔案應用,並依下列規定辦理:

(一)於行前三個工作日前與業務單位承辦人員聯絡,以資準備。

(二)進行檔案應用時,出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件,並完成登記程序後,始得進入閱覽處所。

(三)於收受檔案時,於檔案應用簽收單簽名。

十一、申請人進行檔案應用時,應由機關業務單位承辦人員陪同,並遵守下列事項:

(一)應保持檔案之完整,且不得污損、破壞或變更檔案內容。

(二)未經許可,不得擅自將檔案之全部或一部攜離檔案閱覽處所。

(三)禁止飲食、吸菸或大聲喧嘩。

(四)不得破壞環境整潔。

(五)抄錄檔案應使用鉛筆,不得使用原子筆等易污損檔案之工具。

(六)可攜式媒體非經機關許可不得使用。

(七)未經許可,禁止擅自接用電源、連接機關電腦或網路系統。

(八)妥慎使用機關提供檔案應用之物品或設備,不得破壞。

十二、申請人違反前點規定者,機關得停止其檔案應用行為;涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。

十三、檔案應用完畢,業務單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有污損、破壞或變更檔案等情形;如有前述不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依相關規定辦理。

十四、應用之檔案應於當日歸還,業務單位點收無誤後,於檔案應用簽收單註記還卷,並將一聯交付申請人收執。

   申請人未能於當日應用完畢者,業務單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後辦理還卷,另日再行調閱。

十五、檔案應用完畢後,業務單位應依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取費用。